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Innovation Lab

Mapa interactivo de integraciones

Elige un escenario y recorre, paso a paso, cómo viaja la información entre los sistemas de una empresa. O toca cualquier sistema para ver qué recibe, qué entrega y qué conviene cuidar al integrarlo.

Demostración con datos de ejemplo. No se conecta a ningún sistema real ni guarda lo que eliges.

Escenarios

De la venta en línea a la factura

Una compra en la tienda en línea llega al ERP, genera su comprobante, actualiza al cliente en el CRM y aparece en el tablero de ventas, sin que nadie vuelva a digitar nada.

  1. Aplicación web o móvil → Capa de integración (APIs): Pedido confirmado. El cliente paga en la tienda en línea. La tienda envía el pedido a la capa de integración, que comprueba que esté completo.
  2. Capa de integración (APIs) → ERP: Pedido de venta. La integración registra el pedido en el ERP con su formato y sus códigos. Se descuenta el stock en el momento.
  3. ERP → Automatización de procesos: Comprobante electrónico. El ERP emite el comprobante. Un flujo automático se lo envía al cliente y actualiza el estado del pedido.
  4. Capa de integración (APIs) → CRM: Cliente y compra. El CRM recibe los datos del cliente y su compra. Si ya existía, se actualiza su ficha en vez de duplicarla.
  5. ERP → Base de datos y documentos: Ventas del día. Las ventas pasan al almacén de datos junto con las de otros canales, en el mismo formato.
  6. Base de datos y documentos → BI y analítica: Tablero actualizado. Gerencia ve las ventas del día en su tablero sin esperar un reporte armado a mano.

Asistente con IA sobre documentos internos

Un colaborador pregunta en la intranet y recibe una respuesta basada en los documentos de la empresa, con sus fuentes, y con revisión humana cuando el tema lo requiere.

  1. Aplicación web o móvil → Capa de integración (APIs): Pregunta del colaborador. Un colaborador pregunta en la intranet, por ejemplo, cómo se tramita un reembolso. La integración identifica quién pregunta.
  2. Capa de integración (APIs) → Base de datos y documentos: Búsqueda autorizada. Se buscan los documentos relacionados, solo entre los que esa persona tiene permiso de ver.
  3. Base de datos y documentos → Inteligencia artificial: Fragmentos relevantes. La IA recibe la pregunta y únicamente los fragmentos encontrados, no todos los documentos de la empresa.
  4. Inteligencia artificial → Capa de integración (APIs): Respuesta con fuentes. La IA redacta una respuesta citando de qué documento sale cada parte. Si no encuentra sustento, lo dice en lugar de inventar.
  5. Capa de integración (APIs) → Automatización de procesos: Caso para revisión. Si el tema es sensible o la respuesta no tiene sustento suficiente, un flujo lo deriva a una persona del área responsable.
  6. Capa de integración (APIs) → Aplicación web o móvil: Respuesta final. El colaborador recibe la respuesta con enlaces a los documentos de origen para verificarla.
  7. Capa de integración (APIs) → BI y analítica: Registro de uso. Se registra qué temas se consultan y cuáles no tuvieron respuesta, sin datos personales, para mejorar la documentación.

Aprobación de compras sin papeles

Una solicitud de compra pasa por las aprobaciones que le corresponden, llega al ERP como orden de compra y deja registro de quién aprobó qué y cuándo.

  1. Aplicación web o móvil → Capa de integración (APIs): Solicitud de compra. Un colaborador registra lo que necesita en la intranet: producto, cantidad, centro de costo y motivo.
  2. Capa de integración (APIs) → ERP: Consulta de presupuesto. La integración consulta en el ERP si el centro de costo tiene presupuesto disponible y si el proveedor está registrado.
  3. Capa de integración (APIs) → Automatización de procesos: Solicitud validada. Con los datos completos, el flujo de aprobación decide quién debe aprobar según el monto y el área.
  4. Automatización de procesos → Aplicación web o móvil: Pedido de aprobación. La jefatura recibe un aviso y aprueba u observa desde el celular, sin imprimir ni firmar. Si no responde a tiempo, el flujo se lo recuerda o lo escala.
  5. Automatización de procesos → ERP: Orden de compra. Aprobada la solicitud, se crea la orden de compra en el ERP con los mismos datos, sin volver a digitarlos.
  6. Automatización de procesos → Base de datos y documentos: Registro de aprobaciones. Queda guardado quién solicitó, quién aprobó y cuándo. Sirve para auditorías y para resolver dudas después.
  7. Base de datos y documentos → BI y analítica: Tiempos de aprobación. Un tablero muestra cuánto tardan las aprobaciones y en qué paso se atascan, para mejorar el proceso con datos.

Reporte automático para gerencia

Los datos de ventas, clientes y operación se juntan cada noche en un solo lugar, y gerencia encuentra cada mañana un tablero actualizado y un resumen, sin armar reportes a mano.

  1. ERP → Capa de integración (APIs): Ventas y costos del día. Cada noche, la integración toma del ERP las ventas, los costos y el inventario del día.
  2. CRM → Capa de integración (APIs): Oportunidades y clientes. Del CRM llegan las oportunidades abiertas, los clientes nuevos y las atenciones registradas.
  3. Capa de integración (APIs) → Base de datos y documentos: Datos unificados. Se limpian y se unifican en un almacén de datos: los mismos códigos de producto, las mismas fechas y sin duplicados.
  4. Base de datos y documentos → BI y analítica: Indicadores calculados. El tablero calcula los indicadores con una sola definición acordada; por ejemplo, qué cuenta como venta cerrada.
  5. BI y analítica → Inteligencia artificial: Variaciones relevantes. La IA recibe solo los indicadores ya calculados y redacta un resumen de lo que cambió. No calcula ni inventa cifras: usa las del tablero.
  6. Inteligencia artificial → Automatización de procesos: Resumen redactado. Un flujo revisa que todas las cargas de la noche hayan terminado bien antes de enviar nada.
  7. Automatización de procesos → Aplicación web o móvil: Reporte de la mañana. Gerencia recibe en el correo o en el celular el resumen y el enlace al tablero. Si una carga falló, recibe un aviso en lugar de datos incompletos.

Un sistema antiguo conviviendo con uno nuevo

Un sistema antiguo que todavía funciona se conecta con una aplicación nueva mediante una capa de integración, para modernizar por etapas sin apagar nada de golpe.

  1. Sistema antiguo (heredado) → Capa de integración (APIs): Datos expuestos de forma controlada. En lugar de modificar el sistema antiguo, la integración lee sus datos por los medios que ya tiene (base de datos, archivos o servicios) y los ofrece como una API con permisos.
  2. Capa de integración (APIs) → Aplicación web o móvil: Datos para la aplicación nueva. Una aplicación nueva, por ejemplo un portal para clientes, consulta esa API. Ya nadie necesita entrar al sistema antiguo para ver la información.
  3. Aplicación web o móvil → Capa de integración (APIs): Operación nueva. Cuando alguien registra algo en la aplicación nueva, la integración lo traduce al formato que entiende el sistema antiguo.
  4. Capa de integración (APIs) → Sistema antiguo (heredado): Registro en el sistema antiguo. Mientras dure la transición, el sistema antiguo sigue siendo la fuente oficial, así que la operación se registra allí.
  5. Capa de integración (APIs) → Automatización de procesos: Errores y reintentos. Si el sistema antiguo está lento o no responde, la operación queda en espera; un flujo la reintenta y avisa a una persona si no se pudo.
  6. Sistema antiguo (heredado) → Base de datos y documentos: Migración por etapas. Los datos pasan por partes a la base nueva y se comparan con el original, mientras los dos sistemas conviven.
  7. Capa de integración (APIs) → ERP: Cambio de fuente. Cuando una parte ya está migrada y validada, la integración pasa a usar el sistema nuevo, por ejemplo el ERP. La aplicación no nota el cambio.

Sistemas del mapa

Aplicación web o móvil

Web, móvil o intranet

Donde las personas hacen algo: una tienda en línea, un portal de clientes o una intranet. Inicia la mayoría de los procesos y muestra sus resultados.

Recibe

  • Respuestas y estados que vienen de otros sistemas
  • Catálogos, precios y disponibilidad

Entrega

  • Pedidos, solicitudes y consultas
  • Datos de registro de clientes

Ejemplos de uso

  • Tienda en línea
  • Portal de autoservicio
  • Intranet o aplicación interna

Qué cuidar al integrarlo

  • Validar los datos antes de enviarlos
  • Responder bien aunque otro sistema esté lento o caído

CRM

Relación con clientes

Guarda la historia de cada cliente: datos de contacto, oportunidades, compras y atenciones. Ayuda a vender y a dar seguimiento.

Recibe

  • Clientes nuevos y sus datos
  • Compras y atenciones registradas en otros sistemas

Entrega

  • Oportunidades y seguimientos
  • Segmentos de clientes

Ejemplos de uso

  • Registrar automáticamente a quien compra en línea
  • Ver en una sola ficha las compras y los reclamos

Qué cuidar al integrarlo

  • Evitar clientes duplicados
  • Definir qué sistema manda sobre cada dato

Capa de integración (APIs)

APIs y middleware

El punto de encuentro: recibe, valida, traduce y reparte la información para que cada sistema hable con los demás sin conexiones sueltas punto a punto.

Recibe

  • Mensajes y eventos de cualquier sistema

Entrega

  • Los mismos datos, validados y en el formato que espera cada destino

Ejemplos de uso

  • Pasar un pedido de la tienda al ERP
  • Avisar a varios sistemas cuando cambia un dato

Qué cuidar al integrarlo

  • Seguridad y permisos de cada conexión
  • Reintentos y registro de errores
  • Monitoreo para enterarse antes que el usuario

ERP

Gestión del negocio

El sistema central de la operación: inventario, compras, ventas, contabilidad y comprobantes. Suele ser la fuente oficial de los datos del negocio.

Recibe

  • Pedidos de venta y de compra
  • Movimientos de inventario

Entrega

  • Comprobantes electrónicos
  • Stock y precios vigentes
  • Información contable y de ventas

Ejemplos de uso

  • Registrar un pedido sin volver a digitarlo
  • Emitir el comprobante al confirmar la venta

Qué cuidar al integrarlo

  • Respetar sus reglas de negocio y validaciones
  • No sobrecargarlo con consultas en horas punta

Automatización de procesos

Flujos y avisos

Ejecuta los pasos repetitivos de un proceso: envía avisos, pide aprobaciones, mueve documentos y deriva a una persona cuando hace falta.

Recibe

  • Eventos de otros sistemas (algo se creó, cambió o falló)
  • Reglas del proceso

Entrega

  • Correos y notificaciones
  • Tareas y aprobaciones asignadas a personas

Ejemplos de uso

  • Enviar el comprobante al cliente
  • Derivar a un especialista un caso sensible

Qué cuidar al integrarlo

  • Que cada regla tenga un responsable
  • Que una persona pueda intervenir cuando algo sale de lo normal

Base de datos y documentos

Almacén y documentos

Donde se guarda y se ordena la información para consultarla: históricos de ventas, documentos internos indexados o un almacén de datos para reportes.

Recibe

  • Datos de los sistemas de la operación
  • Documentos y archivos

Entrega

  • Consultas y búsquedas
  • Datos listos para reportes

Ejemplos de uso

  • Juntar las ventas de varios canales
  • Buscar en manuales y procedimientos internos

Qué cuidar al integrarlo

  • Permisos: cada quien ve solo lo que le corresponde
  • Copias de respaldo y calidad de los datos

Inteligencia artificial

Modelos de lenguaje

Entiende preguntas en lenguaje natural, resume y redacta a partir de la información que se le entrega. Aporta valor cuando se usa con datos confiables y control humano.

Recibe

  • Preguntas
  • Fragmentos de documentos autorizados

Entrega

  • Respuestas propuestas con sus fuentes
  • Resúmenes y clasificaciones

Ejemplos de uso

  • Asistente que responde con los procedimientos de la empresa
  • Clasificar correos o solicitudes

Qué cuidar al integrarlo

  • Que no invente: responder solo con fuentes verificables
  • Qué datos se envían al proveedor y dónde se procesan
  • Revisión humana en decisiones importantes

BI y analítica

Tableros e indicadores

Convierte los datos en tableros e indicadores para decidir: qué se vende, qué se demora y qué está funcionando.

Recibe

  • Datos consolidados y limpios

Entrega

  • Tableros, indicadores y alertas

Ejemplos de uso

  • Tablero de ventas del día
  • Preguntas que el asistente no pudo responder

Qué cuidar al integrarlo

  • Definir cada indicador una sola vez
  • Que la actualización sea automática y confiable

Sistema antiguo (heredado)

Aplicación heredada

Un sistema con años de uso que todavía sostiene parte de la operación. Funciona, pero es difícil de cambiar, de conectar o de encontrar quién lo conozca.

Recibe

  • Operaciones registradas con sus pantallas o procesos de siempre

Entrega

  • Datos históricos y vigentes
  • Archivos o reportes en formatos propios

Ejemplos de uso

  • Sistema de facturación o de cobranzas hecho a medida hace años
  • Aplicación de escritorio sin servicios web

Qué cuidar al integrarlo

  • No modificarlo más de lo indispensable
  • Documentar sus reglas antes de reemplazarlo
  • Migrar por etapas, con vuelta atrás posible

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